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國家規范對電子檔案存儲格式的選用提出了明確要求，其核心是通過標準化引導，確保電子檔案的長期保存、跨域共享和安全可控。這些規范既涵蓋基礎性的格式技術要求，也包含適配不同領域、不同類型檔案的差異化指引，為檔案管理機構提供了“必須遵循的底線”和“推薦采用的方向”。遵循國家規范選用存儲格式，不僅是合規性要求，更是規避技術風險、保障檔案價值延續的關鍵舉措，需結合檔案的特性、生命周期和利用場景，在規范框架內實現科學選用。?
一、選用的核心原則?
國家規范下的格式選用需堅守若干核心原則，這些原則是判斷格式適用性的基本標尺，貫穿選用決策的全過程。?
合規性優先原則是首要前提，即所選格式必須符合國家強制性標準（如《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》中的格式要求），優先選用列入國家標準推薦清單的格式（如OFD、PDF/A等）。對涉及國家秘密、重要民生信息的檔案，需嚴格遵循涉密信息系統相關格式規范，禁止使用未經安全認證的格式。合規性是格式選用的“紅線”，不可因技術便利或成本因素突破。?
長期可讀性原則是核心目標，國家規范強調格式需具備“長期保存的技術穩定性”：優先選擇開放格式（技術標準公開、不依賴特定廠商）；格式應具備較好的向后兼容性（新版本能兼容舊版本內容）；避免選用廠商已明確計劃淘汰或支持周期短的格式。即使某些封閉格式符合短期使用需求，也需按規范要求制定轉換為長期保存格式的計劃。?
適用性匹配原則要求格式與檔案特性適配，國家規范針對不同類型檔案（如文本、圖像、音視頻）提出了差異化指引：文本檔案需優先選用支持元數據嵌入、排版穩定的格式；圖像檔案需兼顧分辨率、壓縮比與保真度的平衡；音視頻檔案需考慮編碼效率與解碼兼容性。適用性意味著格式既不能“功能過剩”導致資源浪費，也不能“能力不足”影響檔案完整性。
二、需考量的關鍵因素?
在國家規范框架內選用格式，需系統考量若干關鍵因素，這些因素是規范要求的具體落地體現。?
格式的標準化程度是核心考量，國家規范優先推薦采用國際標準、國家標準或行業標準明確的格式：國際標準格式（如PDF/A、TIFF）在跨國家、跨地區共享中更具優勢；國家標準格式（如OFD）更貼合國內政務、民生等領域的應用場景；行業標準格式（如特定領域的專業數據格式）適用于行業內專用檔案。標準化程度低的私有格式，僅可在規范允許的短期業務流轉中使用，且必須有轉換為標準格式的預案。?
安全可控性是規范強調的重點，需評估格式在加密、防篡改、權限管理等方面的支持能力：符合國家密碼管理局要求的格式（如支持SM4加密算法）可用于涉密或敏感檔案；具備數字簽名嵌入功能的格式（如支持國密算法簽名）更適用于需確保真實性的檔案（如合同、審批文件）；避免選用存在已知安全漏洞或解析工具不可控的格式，防范信息泄露風險。?
系統兼容性需滿足規范中的互操作性要求，所選格式應能適配國家推薦的電子檔案管理系統、政務信息共享平臺等公共基礎設施：在跨部門移交、上下級聯動時，格式應能實現無縫流轉，避免出現內容丟失、格式錯亂；需支持主流操作系統（Windows、Linux等）和常用終端設備（電腦、移動端）的訪問需求，符合國家電子政務平臺的兼容性標準。
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三、不同類型檔案的選用指引?
國家規范針對不同類型電子檔案的特性，給出了更具體的格式選用指引，體現了“分類施策”的思路。?
文本類電子檔案（如公文、合同、報表等），國家規范推薦優先選用OFD、PDF/A格式：OFD作為我國自主可控的開放格式，支持國產加密算法和元數據擴展，適配政務領域需求；PDF/A作為國際通用的歸檔格式，在跨域共享中優勢明顯，需選用符合PDF/A-1a、PDF/A-2a級別的版本（支持文本提取和元數據完整）。禁止將未轉換的辦公軟件私有格式（如某些廠商的doc、xls格式）作為長期保存格式，短期流轉使用后需按規范轉換。?
圖像類電子檔案（如掃描件、照片、圖紙等），規范要求根據分辨率和用途選用：檔案掃描件優先選用TIFF（非壓縮或LZW壓縮）、JPEG2000格式，確保長期保真；地圖、工程圖紙等矢量圖像，推薦采用SVG、DXF等開放格式；普通照片類檔案可選用JPEG（壓縮比不超過1:10），但需保留原始分辨率版本。禁止使用專利限制嚴格或壓縮算法易導致信息丟失的格式（如某些早期proprietary圖像格式）。?
音視頻類電子檔案（如會議錄像、采訪錄音等），規范強調格式的編碼效率與解碼兼容性：音頻檔案優先選用FLAC（無損壓縮）、MP3（適用于非重要檔案）；視頻檔案推薦采用H.264/AVC、H.265/HEVC（需符合國家音視頻編碼標準），避免使用編碼效率低或解碼設備依賴強的格式。音視頻檔案需按規范要求同時保存元數據文件（如拍攝時間、設備信息），確保檔案的背景信息完整。?
特殊類型電子檔案（如數據庫、三維模型等），規范要求采用專用標準格式：數據庫檔案需導出為XML、CSV等通用格式并保留數據結構說明；三維模型檔案推薦使用IFC、STL等開放格式；科研數據檔案需遵循《科學數據管理辦法》中的格式規范，確保數據可解析、可復用。特殊格式需在歸檔時附格式說明文檔，按規范要求納入元數據管理。?
四、選用的保障措施?
為確保按國家規范選用格式落地見效，需建立配套的保障措施，形成“選用-審核-監控-更新”的閉環管理。?
建立格式選用清單制度，各單位需依據國家規范，結合本領域檔案特點，制定本單位的《電子檔案存儲格式選用清單》，明確“推薦使用”“限制使用”“禁止使用”的格式類別，并根據國家規范更新情況動態調整。清單需報上級檔案管理部門備案，作為格式選用的內部依據。?
強化審核校驗機制，在電子檔案歸檔環節設置格式合規性審核節點：通過技術工具自動校驗格式是否符合國家規范要求（如是否為推薦格式、元數據是否完整）；對特殊格式需人工審核其轉換計劃是否符合規范；審核結果作為檔案接收的必要條件，不符合要求的檔案需退回整改。?
動態管理與轉換機制是長期保障，按國家規范要求：定期評估在用格式的合規性（如廠商支持情況、標準更新情況）；對因規范更新導致不再符合要求的格式，及時啟動轉換程序（轉換為新的推薦格式）；建立格式轉換的技術規范（確保轉換過程中內容不丟失、元數據可繼承），轉換后需保留轉換記錄以備查驗。?
培訓與能力建設確保規范落地，開展針對檔案管理人員的國家規范培訓（重點講解格式選用要求和判斷標準）；配備格式檢測、轉換的專業工具，提升技術實操能力；定期組織格式選用合規性自查，對照國家規范查找偏差并整改，確保選用行為持續符合要求。?
國家規范下的電子檔案存儲格式選用，本質是通過標準化手段實現“技術可控”與“價值保障”的平衡。它既不是對技術選擇的過度限制，也不是簡單的“一刀切”，而是在規范框架內為檔案管理機構提供清晰的指引和靈活的空間。遵循這些指南，檔案管理機構既能滿足合規性要求，又能有效規避“格式過時導致檔案失效”“跨域共享因格式壁壘受阻”等風險，最終實現電子檔案“存得下、讀得出、用得上、傳得開”的管理目標，讓電子檔案的價值在規范軌道上得到長久延續。
